時間の悩みでこんな悩みがないでしょうか?
スケジュール表に「やることリスト」「優先順位」をしっかり書き込んで決意をしても、結果、時間をオーバーしてしまう。そして残業…。きちんとやっているはずなのに、どうして時間がずれ込んでしまうのか？
☆あらかわ菜美の著書
「残業をゼロにするビジネス時間簿」(祥伝社)、「残業ゼロで夢をかなえる時間革命」(PHP研究所)
今回はビジネスマンの事例とワークママの事例を紹介します。
最初に典型的な事例
事例1 仕事がずれ込んでいく
事例1：事務職 Kさん
Kさん(事務職・50代)からのご相談です。
が主なところでしょうか。
必要な資料が見当たらない、という方もいらっしゃるかと思いますが、
私の場合、紙の資料の他にスキャナーでＰＤＦ化しておいて、専用のフォルダに保存してあります。
なので資料が…ということは、ほとんどありません。
ーーーテキストエディタで、バーチカルなスケジュール管理をしようとしたこともあります。
09:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
09:00 請求書作成：○○工業
請求書作成：××商店
10:00 会議資料作成
11:0 旅費精算
12:00 以下略
何時台に何をすれば用事が片付く、という簡易でテキストエディタだけでできるバーチカルなスケジュール管理です。
こんな風にします。
そして時間の後にTodoリストを入れていく方式も考えました。
請求書作成：××商店
以上がKさんの相談の内容です。
Kさんの予定表を時間簿の表にすると
赤色が予定がズレ込む原因
| 時間 | 予定 | 自分の行動 | 組織 |
|---|---|---|---|
| 9:00 | 請求書作成 | 〇〇工業 | |
| 9:30 | ××商店 | ||
| 10:00 | 会議資料作成 | ↓ | 決裁者が不在 |
| 10:30 | ↓ | ||
| 11:00 | 旅費精算 | ↓ | |
| 11:30 | ↓ | ||
| 12:00 | ↓ | 書類が回ってこない | |
| 12:30 | ↓ |
Kさんは時間簿でこのように「視覚化」してみて、はじめて納得できたようです。時間というのは自分がしっかりやることをやっていると、他に何が原因なのか見つけるのはむつかしいことなのかな～。
Kさん感想
「優先順位」を立てていても、組織は共同作業なので
相手次第で、時間がズレ込む理由がなっとくです。
手帳をいろいろ試して時間管理をしてみたけど、
「事務職で予定がズレ込む理由」がわかりました。
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時間簿のつけ方とチェック方法
時間簿のつけ方サンプル
サンプル15分.30分
- 時間簿は１５分、３０分、６０分があります
- 1日の時間の流れをざっくりつかみたい方は60分がおすすめです。
- 30分でも十分に効果が得られます。
- 行動を細かくつけたい人や家族や子どもが多い方は15分がいいでしょう。
- 「起床」「朝食」「登校」など自分でわかるような言葉で書きます。
☆時間簿のはじまり
考えてみると私もコーヒー一杯飲む時間がつくれないのはなぜか?不思議でした。不思議で不思議で仕方がなかったのです。
時間を他の誰かと共有して使っているとわかり、時間のない理由がわりました。
そして時間簿が生まれました。
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